18 godzin temu
Papierowe formularze, długie kolejki i godziny spędzone w urzędach mogą przejść do historii. Rząd postawił sobie ambitny cel – do 2035 roku polska administracja ma całkowicie porzucić papier. To nie tylko obietnica wyborcza, ale konkretny plan z jasnym terminem realizacji i pierwszymi liderami zmian.
Fot. Shutterstock / Warszawa w Pigułce
Wicepremier i minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski ogłosił plan, który może zmienić sposób funkcjonowania państwa i życie milionów obywateli. Czy to realne, czy kolejna nierealna obietnica? Pierwsze urzędy pokazują, iż przyszłość już się zaczęła.
Ambicje rządu sięgają daleko, ale nie bez podstaw. Niektóre polskie urzędy już dziś działają niemal całkowicie cyfrowo, pokazując, iż pełna cyfryzacja nie jest utopią, ale osiągalnym celem. Problem w tym, iż różnice między nowoczesnymi jednostkami a tymi tradycyjnymi są dramatyczne. Teraz przyszedł czas, by cały system przeszedł cyfrową rewolucję.
Całkowita rezygnacja z papieru do 2035 roku
Rząd postawił sobie jasny i ambitny cel – całkowite odejście od papieru w administracji publicznej do 2035 roku. Krzysztof Gawkowski nie ukrywa, iż to nie tylko wizja, ale realny plan z konkretnymi korzyściami finansowymi. „Celem rządu jest całkowite odejście od papieru w administracji do 2035 roku. To realny cel i konkretna oszczędność” – mówił wicepremier podczas wizyty w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim.
Ministerstwo Cyfryzacji planuje działania na kilku kluczowych płaszczyznach. Pierwszą z nich jest usprawnienie elektronicznego zarządzania dokumentacją, które ma zastąpić tradycyjne teczki i segregatory. Drugą – wdrożenie elektronicznego doręczenia, które wyeliminuje potrzebę wysyłania listów poleconych i osobistego odbioru korespondencji urzędowej.
Trzecim filarem transformacji ma być cyfryzacja usług, które w tej chwili wymagają papierowej formy. Oznacza to, iż procedury administracyjne, które dziś zmuszają obywateli do wizyt w urzędach, będą dostępne przez internet. Celem jest nie tylko przyspieszenie procesów administracyjnych, ale przede wszystkim zwiększenie efektywności pracy urzędów i jakości obsługi obywateli.
Plan zakłada kompleksową zmianę sposobu funkcjonowania administracji publicznej. To nie tylko wymiana drukarek na komputery, ale fundamentalna przebudowa procesów, szkoleń pracowników i sposobu myślenia o pracy urzędniczej. Dla milionów Polaków może to oznaczać koniec z koniecznością brania dni wolnych od pracy, by załatwić sprawy urzędowe.
Pomorski urząd pokazuje, jak to robić
Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku stał się wzorem do naśladowania dla całej polskiej administracji. Wicepremier Gawkowski nie ukrywał podziwu dla osiągnięć tej jednostki, podkreślając, iż na mapie urzędów w kraju pomorski „lśni blaskiem”. To nie są puste słowa – urząd rzeczywiście wprowadził rozwiązania, które mogą być inspiracją dla setek innych jednostek w Polsce.
Wojewoda pomorska Beata Rutkiewicz wraz z kierownictwem urzędu wdraża system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją, który usprawnia procesy administracyjne i eliminuje obieg dokumentów w formie papierowej. System EZD to nie tylko nowoczesne narzędzie, ale kompleksowa zmiana sposobu pracy, która przyspiesza załatwianie spraw i zwiększa transparentność działania urzędu.
Gawkowski podkreślił, iż dobre praktyki stosowane w pomorskim urzędzie powinny być przenoszone do innych regionów Polski. „Rozmawiałem z panią wojewodą o tym, jak te dobre praktyki przenosić też do innych regionów” – powiedział minister. To sygnał, iż rząd nie chce wynajdować koła na nowo w każdym urzędzie, ale skalować sprawdzone rozwiązania.
Wdrożenie systemu EZD w pomorskim urzędzie pokazuje, iż cyfryzacja to nie tylko kwestia technologii, ale przede wszystkim organizacji pracy i zmiany mentalności. Pracownicy musieli nauczyć się nowych narzędzi, ale efekty są wymierne – szybsze załatwianie spraw, lepsza kontrola procesów i możliwość pracy zdalnej bez utraty efektywności.
Cyberbezpieczeństwo priorytetem transformacji
Cyfryzacja administracji publicznej niesie ze sobą nie tylko korzyści, ale także nowe zagrożenia. Wicepremier Gawkowski nie ukrywa, iż Polska jest krajem o najwyższej liczbie cyberataków w całej Unii Europejskiej, co stanowi poważne wyzwanie dla procesu digitalizacji. Odpowiedź na to zagrożenie musi być adekwatna do skali problemu.
Pomorski Urząd Wojewódzki otrzymał ponad sześć milionów złotych w ramach programów wspierających cyberbezpieczeństwo. Te środki mają zostać przeznaczone na zwiększenie ochrony infrastruktury krytycznej oraz przeciwdziałanie cyberatakom. To pokazuje, iż rząd traktuje kwestię bezpieczeństwa cyfrowego bardzo poważnie i jest gotowy inwestować w ochronę systemów administracyjnych.
Inwestycje w cyberbezpieczeństwo są niezbędne, aby zapewnić bezpieczeństwo danych obywateli i ciągłość działania systemów informatycznych. Każdy cyberatak na system administracyjny może sparaliżować pracę urzędu na dni czy tygodnie, co bezpośrednio uderza w obywateli czekających na załatwienie swoich spraw.
Wysoka liczba cyberataków w Polsce nie jest przypadkowa. Nasz kraj stał się celem przestępców cybernterycznych ze względu na rosnące znaczenie ekonomiczne i polityczne, ale także przez luki w zabezpieczeniach systemów informatycznych. Cyfryzacja administracji bez odpowiedniego poziomu cyberbezpieczeństwa byłaby jak budowanie domu bez zamków w drzwiach.
Sztuczna inteligencja w służbie obywateli
Przyszłość polskiej administracji to nie tylko cyfryzacja obecnych procesów, ale także wykorzystanie najnowszych technologii, w tym sztucznej inteligencji. Minister Gawkowski podczas wizyty na Politechnice Gdańskiej i w Instytucie Łączności rozmawiał o roli AI w administracji publicznej. To sygnał, iż transformacja cyfrowa ma sięgać dalej niż tylko zamiana papieru na pliki elektroniczne.
Wykorzystanie sztucznej inteligencji może przyczynić się do automatyzacji procesów, wzroście jakości usług oraz zwiększenia efektywności pracy urzędów. AI może na przykład automatycznie kategoryzować wnioski, wykrywać błędy w dokumentach czy choćby pomagać obywatelom w wypełnianiu formularzy przez systemy chatbotów.
„Rozmawiamy o przyszłości, która już się zaczęła – o sztucznej inteligencji, cyfrowym państwie i interoperacyjności systemów” – zaznaczył Gawkowski. Interoperacyjność systemów to kluczowa kwestia – różne urzędy muszą móc wymieniać się danymi automatycznie, bez konieczności ponownego wprowadzania tych samych informacji przez obywateli.
Sztuczna inteligencja może także pomóc w przewidywaniu potrzeb obywateli i optymalizacji procesów administracyjnych. Systemy AI mogą analizować wzorce w składanych wnioskach i sugerować urzędnikom najefektywniejsze sposoby załatwiania spraw. To może oznaczać znaczne skrócenie czasu oczekiwania na decyzje administracyjne.
Konkretne korzyści dla obywateli
Cyfryzacja urzędów to nie abstrakcyjny proces technologiczny, ale zmiana, która bezpośrednio wpłynie na życie każdego Polaka. Pierwszą i najważniejszą korzyścią będzie oszczędność czasu. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów i możliwości załatwiania spraw online obywatele nie będą musieli tracić czasu w wizyty w urzędach i stanie w kolejkach.
Elektroniczne usługi administracyjne oznaczają możliwość załatwiania spraw 24 godziny na dobę, siedem dni w tygodniu. Koniec z koniecznością brania wolnego z pracy, by załatwić sprawy w urzędzie czynnym tylko w godzinach 8-15. Rodzice nie będą musieli organizować opieki nad dziećmi, by pójść po zaświadczenie, a osoby pracujące na zmiany będą mogły załatwić swoje sprawy niezależnie od godzin pracy urzędu.
Cyfryzacja ma również zwiększyć transparentność działania administracji. Dostęp do informacji publicznej online będzie łatwiejszy, a obywatele będą mogli na bieżąco śledzić postęp swoich spraw. Zamiast dzwonić do urzędu i pytać, na jakim etapie jest wniosek, będzie można sprawdzić to w systemie komputerowym.
Nie bez znaczenia jest także aspekt ekologiczny. Ograniczenie zużycia papieru to znacząca korzyść dla środowiska. Polskie urzędy zużywają rocznie tysiące ton papieru, a ich produkcja wiąże się z wycinką lasów i zanieczyszczeniem środowiska. Cyfryzacja może radykalnie zmniejszyć ten negatywny wpływ na naturę.
